Innan du sätter igång med ett stort projekt är det superviktigt att du har en tydlig översikt över situationen. För att minska risken för misslyckanden och för att öka chansen att nå dina mål behöver du genomföra en förstudie. Det gör att du kan besvara centrala frågor som om projektet verkligen går att genomföra och om du har resurser och ekonomi för att lyckas. Här nedan går vi igenom hur du gör en lyckad förstudie och vad den egentligen handlar om.
Vad är en förstudie
Kärnan i frågan: En förstudie hjälper dig att klargöra förutsättningarna för ditt projekt.
En förstudie genomförs för att ta fram förutsättningarna för ett kommande projekt. Syftet är att få en klar bild av projektets omfattning, nuläget, och vilka resurser som behövs. Här kartläggs även intressenter, kravspecifikationer och ekonomiska analyser. Om inte förstudien görs, riskerar projektet att få stora utmaningar längre fram.
En typisk förstudie innefattar flera centrala delar: bakgrund, mål, omfattning, nulägesanalys, kravspecifikation, samt ekonomisk analys. Genom att strukturera detta på ett systematiskt sätt kan du förbättra förutsättningarna för att projektet ska bli framgångsrikt.
Bakgrund, mål och syfte
Poängen är att ha en tydlig drivkraft bakom projektet.
I denna del av förstudien är det viktigt att du tydligt anger varför denna förstudie görs och vilka mål som ska uppfyllas. Utan klart definierade mål är det lätt att tappa riktningen i projektet. Ställ dig själv frågor som: Varför vill vi genomföra det här? Vilka problem hoppas vi kunna lösa?
Du kan behöva julklappsmodellen: Tänk på vad som är de mest grundläggande anledningarna till att detta projekt är viktigt. Dela upp målen i kortsiktiga och långsiktiga – detta skapar en tydligare vägkarta för projektet.
Omfattning och avgränsningar
För att lyckas behöver du tydlig strukturering av projektets omfattning.
Omfattningen av ett projekt handlar om att definiera vad som ingår och vad som inte ingår i projektet. Det kan göras genom att bryta ner övergripande mål i mindre, lättare hanterbara delar. Det kan hjälpa att använda en så kallad WBS, eller Work Breakdown Structure, för att visualisera detta.
Genom att göra en tydlig avgränsning kan du även undvika ”scope creep”, vilket är när projektet växer oplanerat och kan leda till fördröjningar och ökade kostnader. Kom ihåg att ha en tydlig och konkret definition av vad som ingår i projektet, så alla inblandade vet vad som förväntas.
Nulägesanalys
Vad som avgör: En nulägesanalys är grunden till en lyckad förstudie.
För att ditt projekt ska ha en rimlig chans att lyckas behöver du en objektiv bild av nuläget. En nulägesanalys ger dig en verklig bild av marknaden, konkurrenter och din egen verksamhet. Frågor som ”Hur står vi oss gentemot konkurrenterna?” och ”Vad är vår position på marknaden?” bör besvaras.
Genom att skapa en nulägesanalys kan du identifiera både styrkor och svagheter i din organisation. Detta kan vara en kritisk punkt för att kunna göra en realistisk bedömning av framtiden och göra nödvändiga justeringar innan projektet sätts igång.
Kravspecifikation
Vad det betyder i praktiken: En kravspecifikation är avgörande för att definiera projektets mål.
En kravspecifikation är en översikt över vad som krävs av projektet, inom två huvudområden: produktkrav och projektkrav.
Produktkrav behandlar vad som förväntas av resultatet, medan projektkrav tar upp hur projektet ska genomföras. Kom ihåg att varje krav ska vara mätbart – undvik vaga formuleringar som ”bättre” eller ”större”. Syftet är att säkerställa att alla i projektteamet har en gemensam förståelse för vad som behövs.
Ekonomisk analys
För att vara tydlig: Den ekonomiska analysen visar hur projektet kommer att finansieras.
Innan du går vidare är det viktigt att göra en ekonomisk analys. Vad kommer projektet att kosta? Kommer det att ge en avkastning? Genom att besvara dessa frågor kan du göra en informerad bedömning av projektets livskraft.
Det är viktigt att identifiera alla möjliga intäkter och kostnader. Se till att ta hänsyn till alla utgifter, även dolda kostnader som kan dyka upp under projektets gång.
Milstolpar
Rekommenderat tillvägagångssätt: Definiera viktiga milstolpar för att övervaka projektets framsteg.
För att skapa en struktur för projektets framsteg ska du definiera tydliga milstolpar. Dessa kan hjälpa dig att hålla projektet på rätt spår och ge en överblick över vad som har uppnåtts och vad som återstår.
Det är bra att ha minst två till tre milstolpar för att kunna följa upp projektets status. En övergripande flödesplan med dessa milstolpar bör inkluderas i förstudierapporten.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan en förstudie och projektplanering?
En förstudie görs innan projektet påbörjas för att klargöra förutsättningarna, medan projektplanering handlar om att organisera och fördela resurser för genomförandet efter att förstudien är klar.
Hur lång tid tar det att göra en förstudie?
Tiden beror på projektets komplexitet, men en förstudie kan normalt sett ta en till flera veckor, beroende på hur mycket information som behöver samlas in.
Vilka verktyg kan användas för en förstudie?
Vanliga verktyg inklusive SWOT-analys, nulägesanalys och MoSCoW-metoden för att prioritera krav och mål.
Hur mäter man framgången av en förstudie?
Framgången kan mätas genom att se om projektet kan genomföras enligt de mål som satts upp i förstudien, samt hur väl budget och tidsramar hålls under projektets gång.
Är en förstudie alltid nödvändig?
Det rekommenderas starkt att utföra en förstudie för att minska riskerna, men det kanske inte alltid är nödvändigt för mindre eller enklare projekt.
Vad du ska göra härnäst
Gör så här: Börja med att definiera projektets mål och syfte. Samla in relevant information om nuläget och tänk igenom kravspecifikationen. Genomför en ekonomisk analys för att få en klar bild av resurserna. Skapa din WBS för att tydliggöra projektets omfattning. Oavsett vilket, kom ihåg att ibland kan det vara bra att även involvera andra perspektiv för att få en mer heltäckande bild.